Miles inwisselen voor bedrijven: spoedcursus
Inhoud
Als u voor uw werk reist, krijgt u voor bijna alle zakelijke kilometers recht op aftrek. En hoewel de meeste zelfstandigen de noodzaak begrijpen om de kilometers die ze voor hun werk rijden bij te houden, houden maar weinigen een nauwkeurig kilometerlog bij op een consistente basis.
Wat is een aftrek?
De Amerikaanse Internal Revenue Service (IRS) staat iedereen die pendelt toe om een standaard aftrek van een vast bedrag per mijl te ontvangen voor elke zakelijke mijl die ze rijden. Het IRS-kilometertarief in 2016 is vastgesteld op 54 cent per mijl. Dus, zoals je je kunt voorstellen, klopt deze conclusie snel.
Er blijft echter nogal wat verwarring over de kilometeraftrek, met name wie die mag meenemen en wat er nodig is om uw ritten te documenteren.
In principe mag u elke zakelijke reis aftrekken, zolang het niet uw woon-werkreis is (dit is belangrijk) en u er geen vergoeding voor heeft gekregen.
De soorten reizen die in aanmerking komen voor de aftrek zijn: reizen tussen kantoren; boodschappen die u overdag moet doen, zoals uitstapjes naar de bank, kantoorboekhandel of postkantoor ritjes naar het vliegveld als je daar op zakenreis gaat, autorijden naar klusjes die je doet om bij te verdienen en klanten bezoeken. Dit is een lange lijst en zeker niet uitputtend. Maar dit zou u een idee moeten geven van het enorme aantal schijven dat tijdens belastingtijd geld in uw zak kan steken.
Bij het bijhouden van mijlen om belastingredenen, zijn er een paar belangrijke dingen die u moet onthouden om uw aftrek te maximaliseren en te voorkomen dat u de IRS tegenkomt.
Zorg ervoor dat u een "gelijktijdig" logboek bijhoudt
De IRS vereist dat u de begin- en eindpunten, datum, kilometerstand en reden voor elke reis die u maakt, registreert. Bovendien vereist de IRS dat uw kilometerlogboek up-to-date is, wat betekent dat het bijna in realtime wordt bijgehouden.
Zoals je je kunt voorstellen, is dit veel werk en veel tijd. Het resultaat is dat veel mensen hun mijlen aan het einde van het jaar "beoordelen". Vermijd dit ten koste van alles, want de IRS zal niet alleen zo'n tijdschrift afwijzen, maar u ook boetes en rente opleggen als wordt vastgesteld dat uw tijdschrift niet up-to-date is.
U voorkomt problemen met de IRS en bespaart veel tijd als u uw zakelijke kilometers dagelijks registreert of een app voor het bijhouden van kilometers gebruikt om het proces te automatiseren en elke rit onderweg vast te leggen.
Zorg ervoor dat u al uw kilometers bijhoudt
Veel mensen denken dat de aftrek zo klein is dat het niet de moeite waard is om een gedetailleerd en nauwkeurig dagboek bij te houden. Het is gemakkelijk in te zien waarom 54 cent niet veel geld lijkt, maar die mijlen tellen snel op.
Veel professionals onthouden de langere ritten die ze maken tijdens het runnen van hun bedrijf, maar nemen niet de moeite om hun kortere ritten te loggen, omdat ze denken dat het de moeite niet waard is.
Als u uw mijlen registreert, bekijk dan uw eerdere logboeken. Hebt u uw ritten gedocumenteerd om benzine te tanken? Wat dacht je van een uitstapje naar een coffeeshop om koffie te brengen naar een klant voor een vergadering? Of ritjes voor kantoorartikelen, naar het postkantoor of naar de bouwmarkt.
Ook al lijken deze reizen kort, onthoud dat een reis naar een plaats op anderhalve kilometer afstand eigenlijk $ 1.08 aan aftrek van retourkosten kost. Dit vermenigvuldigt zich gedurende het jaar. Dat is een serieuze belastingbesparing.
Creëer indien mogelijk een thuiskantoor
Hoewel u misschien een belastingaftrek krijgt voor de werkkilometers die u rijdt, kunt u reiskosten van en naar het werk nooit aftrekken. Dit betekent dat u reiskosten van en naar het hoofdkantoor niet kunt aftrekken. Als u geen vast kantoor heeft, kunt u de reiskosten van huis naar uw eerste zakelijke evenement of reis naar huis niet aftrekken van uw laatste vergadering.
Een manier om de pendelregel te omzeilen, is door een thuiskantoor te hebben dat geldt als uw belangrijkste werkplek. In dit geval kunt u kilometeraftrek verdienen voor alle verplaatsingen die u maakt van uw thuiskantoor naar een andere werkplek.
U kunt de kilometers aftrekken die u rijdt van huis naar uw tweede kantoor, het kantoor van een klant of om een zakelijk seminar bij te wonen. De woon-werkverkeerregel geldt niet als je thuiswerkt, want met een thuiswerkplek kom je nooit op je werk omdat je er al bent. Als u de IRS-richtlijnen volgt, kunt u ook thuiskantoorkosten aftrekken.
Overleg met een belastingadviseur over uw specifieke situatie.
MileIQ is een app die automatisch je ritten registreert en berekent hoeveel ze kosten. Je kunt het gratis proberen. Ga voor meer informatie over het inwisselen van zakelijke mijlen naar de MileIQ-blog.
